E-Mails sind nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag. Um eine effektive und effiziente Kommunikation zu gewährleisten, sollten folgende Punkte beachtet werden:
Adressieren Sie im Feld „An“ nur die Personen, die direkt betroffen sind oder die auf die Nachricht reagieren müssen.
Verwenden Sie das „CC“-Feld, um Personen in Kenntnis zu setzen und zu halten.
Die Empfänger im „BCC“-Feld sind für die anderen Empfänger nicht sichtbar. Dies ist hilfreich, wenn Sie Nachrichten an Gruppen oder Verteilerlisten senden, da es dazu beiträgt, die Privatsphäre der Empfänger zu schützen und unerwünschte Antworten oder Weiterleitungen zu vermeiden.
Sie können im Text der Mail Personen mit @Name erwähnen, um sie damit auf einen Absatz hinzuweisen, der sie in besonderem Maße betrifft. Dies ist auch nützlich, wenn die Person mit der Mail nichts Offensichtliches zu tun hat und daher den Eindruck gewinnen könnte, irrtümlich auf der Empfängerliste zu stehen.
Nehmen Sie grundsätzlich nur die Personen in die Empfängerliste auf, die die Informationen wirklich benötigen. Besprechen Sie mit Vorgesetzten und Teammitgliedern, wer in welchem Fall eine Kopie erhalten soll. Jeder zusätzliche Empfänger verursacht unnötige Ablenkung.
Auch wenn Vergleiche wie der, dass eine E-Mail-Kopie dem Ressourcenverbrauch eines Papierausdrucks oder einer Plastiktüte entspricht, schwer wissenschaftlich genau zu belegen sind, ist davon auszugehen, dass die Masse der täglichen E-Mails tatsächlich erhebliche Auswirkungen auf die Umwelt hat. Insbesondere das Ausdrucken von E-Mails sollte auf das absolut Notwendige beschränkt werden.
Verwenden Sie klare Betreffzeilen. Eine klare und prägnante Betreffzeile hilft dem Empfänger, den Inhalt der E-Mail schnell zu erfassen.
Vermeiden Sie, mehrere unabhängige Themen in der gleichen E-Mail zu behandeln. Dies erschwert die spätere Auffindbarkeit und steigert die Gefahr, das wesentliche Punkte überlesen werden.
Benutzen Sie die Antwortfunktion nur, wenn sich die Mail auf den gleichen Kontext bezieht.
Verwenden Sie ansonsten eine neue, leere E-Mail mit passendem Betreff.
Erwägen Sie bei der Funktion “Allen antworten” Empfänger zu entfernen, für die der weitere Verlauf nicht mehr relevant ist.
Denken Sie daran, dass Sie durch das Versenden von E-Mails außerhalb der Dienstzeit Ihre Kontakte dazu nötigen könnten, sich in ihrer Freizeit mit dem Thema zu befassen, obwohl dies nicht notwendig wäre.
Formulieren Sie E-Mails so unmissverständlich wie möglich und vermeiden Sie unangemessene, zynische, wettbewerbsrechtlich problematische oder anderweitig justiziable Bemerkungen. E-Mails können noch nach Jahren als Beweismittel dienen, z. B. bei behördlichen Ermittlungen.
Sensible Informationen sollten grundsätzlich nicht per E-Mail verschickt werden. Eine E-Mail ist nicht viel sicherer als eine Postkarte. Vertrauliche Informationen sollten, wenn überhaupt, nur verschlüsselt z.B. in Dateianhängen versandt werden. Die zugehörigen Passwörter können dann auf sicherem Wege und nicht per E-Mail ausgetauscht werden.
Vermeiden Sie umfangreiche Dateianhänge. Betrachten Sie E-Mails als elektronische Post und nicht als Paketversand.
Nutzen Sie für große Datenmengen Cloud-Dienste wie OneDrive. Selbstverständlich sollten Sie auch hier sensible Daten sicherheitshalber verschlüsseln.
Disclaimer/“Angstklauseln“ wie „Der Inhalt dieses Dokuments ist vertraulich und ausschließlich …“ sind nach Ansicht zahlreicher Juristen sinnlos oder sogar kontraproduktiv. Vertrauen Sie auf Verschlüsselung statt auf solche Klauseln. Informieren Sie sich über die Rechtslage und verzichten Sie auf Disclaimer, die E-Mails nur unnötig aufblähen.
Sicherheitsaspekte: E-Mails sind ein beliebtes Einfallstor für Cyberkriminelle. Hier einige Tipps, wie Sie sich davor schützen können.
Alternativen zu E-Mails: Die technischen Standards für E-Mail wurden vor mehr als 50 Jahren entwickelt. Damals waren große Dateianhänge undenkbar und Verschlüsselungstechniken oder Methoden zur Überprüfung des Absenders noch nicht implementiert. Auch wenn das System durch verschiedene Erweiterungen verbessert und ausgebaut wurde, bieten modernere Verfahren wie Messenger und Kollaborationssoftware erhebliche Vorteile hinsichtlich Effizienz und Sicherheit.
Hier einige der Vorteile:
- Sie vermeiden die Wiederholung des gesamten Textes bei jeder Antwort.
- Anrede, Grußformel und Disclaimer entfallen.
- Sie sehen am Status, ob der Empfänger die Nachricht gesehen hat.
- mit einer Kollaborationssoftware wie MS-Teams können Sie an Dokumenten gleichzeitig gemeinsam arbeiten, ohne ständig Versionen hin und her zu senden.
- Messenger wie Signal oder Threema bieten eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die sicherstellt, dass nur der Empfänger die Nachricht lesen kann.
Diese Systeme sind jedoch in der Regel auf Personen innerhalb des eigenen Unternehmens oder auf Personen, zu denen bereits ein persönlicher Kontakt besteht, beschränkt. Externe Empfänger wie Kunden oder Geschäftspartner müssen daher meist weiterhin klassisch per E-Mail kontaktiert werden. E-Mails werden auch – zumindest derzeit noch – als einem formellen Geschäftsbrief näher empfunden. Die E-Mail ist dem Chat auch dann vorzuziehen, wenn es sich um eine Kommunikation handelt, die für spätere Referenzzwecke aufbewahrt werden soll.
Dieser Text erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keinen Ersatz für eine individuelle Beratung dar. Beachten Sie hierzu auch unsere Rechtshinweise. Haben Sie Fragen? Wir rufen Sie gern zurück:
