E-Mails sind heute eins der wichtigsten Kommunikationsmittel. Um eine effektive und effiziente Kommunikation zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
Adressieren Sie im Feld “An” nur die Personen, die direkt betroffen sind oder die auf die Nachricht reagieren müssen.
Verwenden Sie das “CC”-Feld, um Personen in Kenntnis zu setzen und zu halten.
Die Empfänger im “BCC”-Feld sind für die anderen Empfänger nicht sichtbar. Dies ist hilfreich, wenn Sie Nachrichten an Gruppen oder Verteilerlisten senden, da es dazu beiträgt, die Privatsphäre der Empfänger zu schützen und unerwünschte Antworten oder Weiterleitungen zu vermeiden.
Sie können im Text der Mail Personen mit @Name erwähnen, um sie damit auf einen Absatz hinzuweisen, der sie in besonderem Maße betrifft. Dies ist auch nützlich, wenn die Person mit der Mail nichts Offensichtliches zu tun hat und daher den Eindruck gewinnen könnte, irrtümlich auf der Empfängerliste zu stehen.
Nehmen Sie grundsätzlich nur die Personen in die Empfängerliste auf, die die Informationen wirklich benötigen. Besprechen Sie mit Vorgesetzten und Teammitgliedern, wer in welchem Fall eine Kopie erhalten soll. Jeder zusätzliche Empfänger verursacht unnötige Ablenkung.
Auch wenn Vergleiche wie der, dass eine E-Mail-Kopie dem Ressourcenverbrauch eines Papierausdrucks oder einer Plastiktüte entspricht, wissenschaftlich schwer zu belegen sind, ist davon auszugehen, dass die Masse der täglichen E-Mails tatsächlich erhebliche Auswirkungen auf die Umwelt hat.
Verwenden Sie klare Betreffzeilen. Eine klare und prägnante Betreffzeile hilft dem Empfänger, den Inhalt der E-Mail schnell zu erfassen. Verwenden Sie eine Betreffzeile, die den Inhalt der E-Mail zusammenfasst und das Thema kurz und prägnant beschreibt.
Vermeiden Sie mehrere unabhängige Themen in der gleichen E-Mail zu behandeln. Dies erschwert die spätere Auffindbarkeit und steigert die Gefahr, das wesentliche Punkte überlesen werden.
Benutzen Sie die Antwortfunktion nur, wenn sich die Mail auf den gleichen Kontext bezieht.
Verwenden Sie ansonsten eine neue, leere E-Mail mit passendem Betreff.
Erwägen Sie bei der Funktion “Allen antworten” Empfänger zu entfernen, für die der weitere Verlauf nicht mehr relevant ist.
Beachten Sie, dass Sie mit E-Mails außerhalb der Dienstzeit möglicherweise Ihre Kontakte nötigen, sich in Ihrer Freizeit mit dem Thema zu befassen, obwohl dies nicht nötig wäre.
Formulieren Sie E-Mails so unmissverständlich wie möglich und vermeiden Sie unangemessene, zynische, wettbewerbsrechtlich problematische oder anderweitig justiziable Bemerkungen. E-Mails können auch nach Jahren noch Beweismittel, beispielsweise bei behördlichen Untersuchungen sein.
Sensible Informationen sollten grundsätzlich nicht per E-Mail versandt werden. Eine E-Mail ist nicht wesentlich sicherer als eine Postkarte. Vertrauliche Informationen sollten, wenn überhaupt nur in verschlüsselten Dateianhängen, versendet werden. Die entsprechenden Passwörter sollten dann auf sicherem Weg und nicht per E-Mail ausgetauscht werden.
Die E-Mail-Standards wurden vor über 50 Jahren entwickelt. Große Dateianhänge waren um Beispiel damals noch undenkbar. Auch wenn das System durch verschiedene Erweiterungen nachgebessert und erweitert wurde, bieten modernere Verfahren wie Chat-Systeme erhebliche Vorteile bei Effizienz und Sicherheit. Nutzen Sie für kurze und schnelle Kommunikation z.B. MS-Teams.
Hier einige der Vorteile:
- Sie vermeiden die Wiederholung des gesamten Textes bei jeder Antwort.
- Auch Anrede, Grußformel und Disclaimer entfallen.
- Sie sehen am Status, ob der Empfänger die Nachricht gesehen hat.
- Sie können an anhängenden Dokumenten gemeinsam arbeiten, ohne ständig Kopien hin und her zu senden.
Chats sind allerdings normalerweise auf Personen beschränkt, die sich innerhalb desselben Unternehmens befinden. Externe Empfänger wie Kunden oder Geschäftspartner müssen daher meist weiterhin per E-Mail kontaktiert werden. Eine E-Mail ist einem Chat gegenüber auch dann zu bevorzugen, wenn es sich um eine längere und ausführlichere Kommunikation handelt, die auch zur späteren Referenz und Beweisbarkeit aufbewahrt werden soll.
